Hvis du driver et lite AS eller et enkeltpersonforetak kan du nok føre regnskap selv.
Da sparer du et sted mellom 500 og 1000 kroner for hver time der du ikke hyrte en regnskapsfører. Men, det er noen problemstillinger du bør tenke igjennom før du går i gang, ikke minst hvor og hvordan du skal gjøre dette.
Her er tipsene du trenger å lese før du setter i gang med bokføring på egenhånd
Hva sier loven?
Det er to sentrale begreper i denne sammenhengen – bokføringsplikt og regnskapsplikt.
- Bokføringsplikt – Plikt til å føre regnskap i henhold til bokføringsloven. Dette gjelder virksomheter som omsetter for mer enn 50 000 kroner, og/eller virksomheter som er registrert i Merverdiregisteret. Alle AS og de fleste ENK har bokføringsplikt.
- Regnskapsplikt – Foretaket plikter å utarbeide et årsregnskap med resultat, balanse og noter til regnskapet. Alle AS har regnskapsplikt, mens de aller fleste ENK ikke har det.
Bokføringsplikten betyr i praksis at de fleste ENK bør eller må bruke et regnskapsprogram dersom de fører regnskapet selv. For et AS er det ingen vei utenom. De eneste som kan bruke for eksempel regneark er ENK med mindre enn 600 bilag per år, samt en årlig omsetning på under 50 000 kroner.
Et rimelig regnskapsprogram vil som regel spare deg for masse tid og problemer, så fremt du vet hvordan det skal brukes.
Hvordan bokfører du selv?
Litt kunnskap må du ha før du starter, men du lærer også underveis. Det finnes plenty artikler på nett om dette hvis du søker. Les deg litt opp slik at du som et minimum blir kjent med de mest sentrale begrepene.
Ta også en titt på hvordan en kontoplan ser ut i et regnskapsprogram. Regnskapsføring handler nemlig veldig mye om å legge tallene inn på riktig sted.
Valg av regnskapsprogram
Regnskapsbyråene og bransjeorganisasjoner utfører av og til tester av regnskapsprogram, men disse er ikke alltid nyttige. Alle norske systemer gjør nok en god jobb rent regnskapsteknisk. Spørsmålet er hva du må betale, og om systemet passer til ufaglærte brukere eller ikke.
I grove trekk kan man dele systemene i to kategorier.
- Regnskapsprogram som passer for småbedrifter.
- Mer avanserte økonomisystemer som passer for selskap med mer komplisert drift og økonomi.
Prisene varierer veldig. De rimeligste løsningene koster mellom 100 og 200 kroner i måneden, før eventuelle ekstra funksjoner. De dyreste kan koste 7-8 ganger mer. Det er også store forskjeller på om systemet krever ekstra for hvert bilag eller faktura. Rimelige løsninger har dette inkludert, mens dyre løsninger tar noen kroner per bilag/faktura.
Eksempler på rimelige løsninger som passer for ufaglærte:
- Luca Regnskap
- Fiken
- Conta
Eksempler på dyrere og mer kompliserte systemer:
- 24SevenOffice
- Tripletex
- Uni Micro
- Visma
- PowerOffice
Velg et brukervennlig regnskapsprogram
Er du snekker, konsulent eller frisør er ikke bokføring det du vil bruke mest energi og tid på. Valget av regnskapsprogram bør ta hensyn til dette.
Systemet bør bruke et lettfattelig språk, uten for mye kompliserte termer. Du bør få hjelp til rapporteringer, det vil si skattemelding og næringsspesifikasjon (eventuelt næringsoppgave hvis du er AS og bruker den gamle metoden), Mva-meldinger og A-meldinger. Det er også en fordel hvis programmet legger til rette for hjelp fra en autorisert regnskapsfører. Du kommer kanskje opp i situasjoner der du trenger faglig bistand, og da er det kjekt å snakke med en kompetent person.
Sett deg også inn i hvilken support du får. Du kan anta at du som ufaglært vil få behov for teknisk hjelp, og da bør hjelpen være tilgjengelig og gratis.
Hva med gratisprogrammene?
Det er mulig å gjøre alt gratis, men det er slettes ikke sikkert det lønner seg tidsmessig. Og tid er penger for mange av oss!
Hvis du velger et gratis regnskapsprogram så sørg i det minste for at det blir en norsk løsning. Du vil ikke føre regnskapet basert på lovgivningen i et annet land. Det kan føre til feil som koster dyrt både tidsmessig og pengemessig.
Finn også et system som er nettbasert/skybasert. Da er programmet oppdatert til enhver tid, og du trenger ikke bekymre deg for eventuelle endringer fra myndighetenes side.
Husk også at «gratis» ikke alltid betyr gratis. Såkalt freemium-programmer er ofte ribbet for viktige funksjoner. Slike løsninger kan komme til å koste mer enn det smaker fordi du tvinges til å kjøpe tillegg, eller hver transaksjon koster noen kroner. Sjekk alltid det som står med liten skrift!
Noen fallgruver å tenke på
- Kan du prøve regnskapsprogrammet før du bestemmer deg? Mange tilbyr 30 dager gratis, og du bør benytte deg av muligheten til å bli kjent med systemet.
- Hva skjer hvis du vil avslutte abonnementet? Noen systemer har veldig lang bindingstid, og disse bør du vurdere å unngå.
- Må du betale ekstra for transaksjoner (bilag og faktura)? Pass deg for regnskapssystemer som tar seg betalt for alt du gjør. Kostnadene dine kan bli mye høyere enn grunnprisen hvis aktiviteten i foretaket er høyt.
- Får du med de funksjonene du trenger? Det er ofte stor variasjon i hva de ulike systemene inkluderer. Sjekk om for eksempel abonnementsfakturering, massefakturering, tilbud og ordre og slikt er inkludert dersom du trenger dette.
